반복 업무 자동화를 문의하기 전에 정리할 것
메일, 엑셀, 구글 시트로 매일 같은 입력과 확인을 반복하는 회사의 실무자와 대표를 위한 글입니다. 티앤티 주식회사에 자동화를 문의하기 전에 아래 네 가지를 정리해 두면 첫 상담에서 범위를 정하기 쉽습니다.
업무를 한 문장으로 적기
무엇을 받아서 어디에 옮기고, 얼마나 자주 하는지를 한 문장에 담습니다. 예를 들면 "거래처 메일로 오는 발주서를 매일 엑셀 주문 대장에 옮겨 적고 있습니다"처럼 씁니다.
업무 이름보다 지금 처리하는 순서가 드러나는 문장이 좋습니다. 이런 업무가 자동화 대상이 됩니다.
- 인보이스와 패킹리스트의 품목, 수량, 단가, 중량을 관리 시트에 옮기기
- 은행 입금 내역과 미수금 목록을 한 줄씩 대조하기
- 여러 공급처 견적서의 단가, 최소주문수량, 납기를 비교표로 만들기
쓰는 도구 적기
엑셀, 구글 시트, 카카오톡, 이메일, 사내 ERP나 POS처럼 지금 쓰는 프로그램 이름을 적습니다. 연결 방법은 그 프로그램이 연동 기능이나 파일 다운로드를 지원하는지에 따라 달라집니다.
전자세금계산서 발행이나 카카오 알림톡처럼 별도 서비스 가입이 필요한 경우에는 미리 안내합니다.
예시 파일 준비하기
실제 업무에 쓰는 파일에서 개인정보를 지운 사본을 준비합니다. 빈칸이 있거나 형식이 다른 건이 사본에 섞여 있으면 그런 건을 어떻게 처리할지 미리 정할 수 있습니다.
사람이 확인할 단계 정하기
AI가 읽고 분류한 결과에는 오류가 있을 수 있습니다. 그래서 금액 확정, 외부 발송, 등록은 담당자가 확인한 뒤 진행하도록 만듭니다.
범위를 정할 때는 자동으로 처리할 일과 사람이 확인할 일을 나눈 범위표를 만들고, 확인할 사람을 정합니다.
법률, 세무, 노무, 통관 판단은 해당 전문가가 맡습니다.
진행 순서
- 업무 살펴보기. 지금 하는 일과 쓰는 프로그램을 보고 자동화할 업무를 정합니다.
- 범위와 견적. 자동화할 범위와 일정을 정하고, 기능 범위에 따라 건별 견적을 드립니다.
- 개발과 테스트. 개인정보를 지운 샘플로 테스트한 뒤 실제 자료에 적용합니다. 테스트 결과는 샘플별로 통과와 보류를 나눠 정리합니다.
- 인계. 사용 방법, 결과 확인 방법, 오류가 났을 때 볼 곳을 문서로 드립니다.
준비하면 좋은 자료
- 업종
- 맡기고 싶은 반복 업무를 설명한 한 문장
- 지금 쓰는 도구 이름
- 반복 빈도 (매일, 매주, 매월)
- 개인정보를 지운 예시 파일
- 원하는 형태 (진단과 컨설팅만, 구축까지, 상담 후 결정)
- 다루는 정보에 개인정보가 들어 있는지
- 결과를 확인할 담당자
자주 묻는 질문
Q. 어떤 AI를 쓰나요?
Claude, ChatGPT 등에서 업무에 필요한 AI를 골라 연결합니다. 규칙만으로 처리할 수 있는 작업에는 AI를 쓰지 않습니다.
Q. 회사 자료를 외부 AI에 보내도 괜찮을까요?
설계할 때 외부로 전달되는 자료와 처리 경로를 정합니다. 보내면 안 되는 자료는 AI 없이 처리하거나 범위에서 뺍니다. 개인정보와 기밀 처리의 법적 적정성은 전문가에게, 보관 조건은 해당 서비스 약관에서 확인합니다.
Q. 매달 나가는 비용이 있나요?
매달 나가는 이용료가 있으면 견적에 따로 적습니다. AI와 자동화 도구의 사용량 요금은 해당 제공사가 정합니다.
Q. 처리에 실패한 건은 어떻게 되나요?
실패한 건은 따로 모아 담당자에게 알립니다.
업무별 자동화 예와 진행 방식은 AI 자동화·컨설팅 페이지에 있습니다. 업무 설명과 쓰는 도구 이름을 적어 문의하기로 보내 주세요.